職場達人(rén)之PPT應該這麽玩！

       課前導語

       作(zuò)爲以“職場晉升”和“職業技能提升”爲主要内容的“雲銳大(dà)講堂”已經迎來(lái)了第十三期，爲了提升員(yuán)工(gōng)的PPT制作(zuò)能力，本期雲銳大(dà)講堂邀請(qǐng)了人(rén)力資源部培訓講師(shī)劉瑩爲大(dà)家帶來(lái)關于PPT制作(zuò)方面的分(fēn)享。

       講師(shī)介紹

主講師(shī)：劉瑩

人(rén)力資源部培訓講師(shī)

劉瑩：

       大(dà)家好，我是劉瑩。今天這節課的主題就(jiù)是：職場達人(rén)之PPT應該這麽玩，我會爲大(dà)家帶來(lái)有關PPT操作(zuò)方面的知識分(fēn)享。這節課的分(fēn)享大(dà)緻分(fēn)爲兩個闆塊，第一個闆塊是PPT的整體(tǐ)制作(zuò)流程，第二闆塊是PPT基本功能操作(zuò)。

        01PPT整體(tǐ)制作(zuò)流程

制作(zuò)PPT是大(dà)家在職場中需要熟練掌握的技能之一，很多人(rén)會做PPT,但(dàn)是對PPT的整體(tǐ)制作(zuò)流程不是很清晰，這就(jiù)導緻無形中增加了很多辦公成本。那麽，這個闆塊我會詳細跟大(dà)家介紹一下PPT的整體(tǐ)制作(zuò)流程是什麽樣的，以及怎樣做會更好。

       制作(zuò)PPT的時候，它的先後邏輯順序是什麽？

PPT的制作(zuò)流程分(fēn)爲六個小步驟：1、了解基本信息2、思考表達方式3、列出邏輯框架4、轉移文字内容5、确定呈現風(fēng)格6、逐頁美化設計(jì)。

1、了解基本信息

先來(lái)看(kàn)第一個，了解基本信息，我們都(dōu)需要了解到哪些信息呢(ne)？在開始制作(zuò)PPT之前，一定會有一些最基本的信息是需要我們提前去(qù)了解的，那這些信息，我們可(kě)以将它概括成3W原則。第一個W，“Why”：你(nǐ)爲什麽要做這個PPT？你(nǐ)目的是爲了什麽？第二個W，“Who”：你(nǐ)這個PPT的受衆對象是誰？這将直接關乎PPT的整體(tǐ)風(fēng)格設計(jì)，以受衆對象作(zuò)爲參考點，所選風(fēng)格需要根據目标人(rén)群做相(xiàng)應搭配。第三個W，“Where”：演示PPT的場地在哪？了解到這個信息，你(nǐ)可(kě)以提前思考PPT演示過程中是否需要加入互動，以及PPT清晰度、顔色、字體(tǐ)是否要調整等。如(rú)果有條件(jiàn)，最好提前到場地演示一下。

2、思考表達方式

PPT的表達方式，總共分(fēn)兩種。第一種：總分(fēn)總形式。這個形式，在最開始的時候，可(kě)以把PPT的整體(tǐ)脈絡呈現得(de)非常清晰，會讓人(rén)有一個總體(tǐ)了解。第二個：遞進形式。循序漸進的展現過程，可(kě)以給人(rén)制造懸念感，但(dàn)是整體(tǐ)架構不容易捋清楚。所以制作(zuò)的時候，需要認真思考如(rú)何表達會更好。

3、列出邏輯框架

很多人(rén)做PPT的時候，會找個模闆，然後往裡(lǐ)面填充内容，這其實是不正确的。正确的做法是，先把文字性内容羅列出來(lái)，然後把文字整理(lǐ)到PPT上。羅列文字的時候，可(kě)以借助一些輔助性的工(gōng)具，比如(rú)：思維導圖或者Word。Xmind、百度腦圖都(dōu)是很好用的輔助軟件(jiàn)。

4、轉移文字内容

不管之前利用的何種工(gōng)具，這一步你(nǐ)隻需要把文字内容放(fàng)到PPT裡(lǐ)，不需要考慮美觀性，按照(zhào)邏輯架構放(fàng)進去(qù)就(jiù)OK了。

5、确定呈現風(fēng)格

風(fēng)格的呈現需要從(cóng)背景、字體(tǐ)、以及整體(tǐ)的色彩搭配來(lái)考慮。确定風(fēng)格之前，可(kě)以先去(qù)了解目标對象的主體(tǐ)風(fēng)格，爲自(zì)己的PPT風(fēng)格樹(shù)立一個小小的參照(zhào)物 。比如(rú)需要帶着PPT見(jiàn)客戶的時候，在做PPT之前，可(kě)以登錄客戶官網，看(kàn)一下他(tā)們官網的色彩搭配以及主題風(fēng)格，以此作(zuò)爲自(zì)己的風(fēng)格參考。

6、逐頁美化設計(jì)

PPT是否能拿得(de)出手，這一步是關鍵。排版的時候，PPT的圖形位置和大(dà)小都(dōu)很重要，除此之外，還(hái)要注意PPT每一頁字體(tǐ)是否統一，标題位置是否要加粗等。PPT的展現頁面，切忌出現大(dà)量文字，頁面上隻保留關鍵性内容作(zuò)爲指引就(jiù)可(kě)以了。如(rú)果幾個關鍵詞指引記不住的話(huà)，可(kě)以将大(dà)部分(fēn)文字内容，寫在備注位置，這樣演示PPT的時候，你(nǐ)自(zì)己可(kě)以看(kàn)到，但(dàn)台下的人(rén)是看(kàn)不到的。（備注位置：每一頁PPT頁面底下的白(bái)框，就(jiù)是可(kě)以添加備注文字内容的地方。）

         02PPT基本功能操作(zuò)

PTT的基本功能，我會大(dà)緻分(fēn)三個闆塊來(lái)跟大(dà)家介紹。第一塊是PPT的基本功能實操，第二塊是快(kuài)捷鍵操作(zuò)，第三塊是關于圖表如(rú)何選的内容，這其實都(dōu)屬于PPT基本功能的部分(fēn)。

1、PPT基本功能實操

1.1幻燈片母版應用

首先是幻燈片的母版應用，每個幻燈片裡(lǐ)都(dōu)有母版，我們可(kě)以利用母版設置一些基本内容，比如(rú)LOGO、标題等。若是下載的模闆，想要更改LOGO位置，在視圖找到幻燈片母版之後，就(jiù)可(kě)以設置想要呈現的内容了。不僅僅是LOGO可(kě)以這樣操作(zuò)，圖片和形狀等操作(zuò)也是同理(lǐ)。但(dàn)是，這樣操作(zuò)，你(nǐ)所設置的内容會展現在每一頁PPT上面，如(rú)果有一頁是不想要這部分(fēn)内容怎麽辦？比如(rú)想要設置過渡頁的時候，那就(jiù)點擊右鍵，然後選擇設置背景格式，最後勾選隐藏背景選項，就(jiù)OK了。

實操步驟：點擊視圖-點擊幻燈片母版-設置基礎内容

1.2合并形狀

然後是合并形狀，當你(nǐ)根據PPT制作(zuò)需求，想要改變圖片形狀的時候，可(kě)以選擇先創建一個形狀，創建完形狀之後，按住Ctrl鍵，先選中圖片，然後選中形狀，這時候就(jiù)可(kě)以撒手了，然後點擊合并形狀的圖标，根據自(zì)己的需要選擇想要合并的效果即可(kě)。若是想要得(de)到标準圖形，在創建的時候，按住shift鍵，拖拽形狀就(jiù)可(kě)以了。

實操步驟：點擊插入-點擊形狀-按住Ctrl-選中圖片-選中形狀-選擇格式-合并形狀

1.3形狀填充顔色、取色器

接下來(lái)是形狀填充顔色和取色器的應用。當你(nǐ)覺得(de)PPT某一頁的展現顔色和整體(tǐ)色調不搭時，可(kě)以選中要改的形狀，點擊形狀填充進行選擇。如(rú)果沒辦法确定是哪個顔色，選擇形狀填充下面的取色器，就(jiù)可(kě)以選取到你(nǐ)想要的顔色了。

實操步驟:點擊選中形狀-點擊形狀填充-選擇顔色（取色器）

1.4格式刷應用

當你(nǐ)發現PPT裡(lǐ)文本格式不統一的時候，可(kě)以選擇開始這裡(lǐ)的格式刷，先刷一下想要的格式，将其他(tā)不統一的内容挨個刷過去(qù)，就(jiù)能統一了。更簡單省時的辦法是，雙擊格式刷，這樣可(kě)以進行格式刷的多次使用。

實操步驟:選中文本-雙擊格式刷（可(kě)以實現格式刷的多次使用）

1.5幻燈片換片方式

很多人(rén)在演示PPT的時候，都(dōu)面臨着一個困擾：我在放(fàng)映這個PPT的時候，并沒有想翻頁，但(dàn)是它總是自(zì)己往後翻，這時候，就(jiù)經常需要一次次手動将它調回來(lái)，不僅麻煩，還(hái)給人(rén)帶來(lái)我不專業的感覺，這時候怎麽辦呢(ne)？在這裡(lǐ)我給大(dà)家的小建議(yì)是：不管是自(zì)己做的模闆還(hái)是網上下載的模闆，在放(fàng)映之前，你(nǐ)都(dōu)要去(qù)檢查一下它的換片方式，點擊幻燈片放(fàng)映，選擇設置幻燈片放(fàng)映，将換片方式設置成手動或者放(fàng)映時不加動畫(huà)就(jiù)可(kě)以了。

實操步驟：點擊幻燈片放(fàng)映-點擊設置幻燈片放(fàng)映-換片方式選擇手動/放(fàng)映時不加動畫(huà)

1.6複制的快(kuài)捷方法

大(dà)家平常在做PPT的時候，如(rú)果需要複制某一個文本或者圖形，通常是Ctrl+C，然後Ctrl+V，更簡單的辦法，其實還(hái)可(kě)以選中對象，然後直接Ctrl+D，Ctrl+鼠标拖拽。

實操步驟：選中對象-Ctrl+D/Ctrl+鼠标拖拽

若是想要将PPT的模塊，排得(de)更美觀一些，可(kě)以點擊視圖，選擇參考線和網格線作(zuò)爲參照(zhào)，也可(kě)以點擊開始欄的排列，根據想要的對齊方式，進行選擇。

實操步驟：點擊開始-點擊排列-選擇對齊-選擇頂端對齊-選擇橫向分(fēn)布OR視圖-點擊參考線（網格線）

2、快(kuài)捷鍵操作(zuò)

從(cóng)複制的快(kuài)捷方法，就(jiù)可(kě)以看(kàn)出快(kuài)捷鍵的重要性。熟練操作(zuò)快(kuài)捷鍵，不僅能夠提高工(gōng)作(zuò)效率，還(hái)能體(tǐ)現你(nǐ)工(gōng)作(zuò)的專業程度。

△基礎快(kuài)捷鍵操作(zuò)

3、圖表如(rú)何選

大(dà)家平常在工(gōng)作(zuò)中，無論是彙報工(gōng)作(zuò)或者是想要展現内容的時候，都(dōu)會用到圖表，但(dàn)是圖表的樣式以及可(kě)選擇性都(dōu)很多，這時候就(jiù)需要根據使用環境做出相(xiàng)應選擇相(xiàng)應圖表進行使用。

△圖表如(rú)何選

在做圖表之前，首先要分(fēn)析自(zì)己想要展現的數據和文字，從(cóng)中提煉出關鍵詞語。如(rú)果出現比較、對比、數量等比較關系詞的時候，就(jiù)要選擇柱狀圖。然後是我們用得(de)非常頻繁的折線圖，當提取到變化、趨勢、波動、穩定等關鍵詞時，首選折線圖是沒錯的。餅圖，在占比環境下用是比較好的，出現占比、百分(fēn)比等關鍵詞時，選擇用餅狀圖展現，會更加清晰。

今天我的分(fēn)享就(jiù)是這些，接下來(lái)我們會有系列課程，後續會跟大(dà)家分(fēn)享關于封面頁制作(zuò)、目錄頁制作(zuò)、過渡頁制作(zuò)、動畫(huà)應用、如(rú)何插入音頻、視頻等内容，期待大(dà)家可(kě)以一起學習，共同分(fēn)享！